Com demandas ininterruptas e etapas diversas, o trabalho de gestão de projetos e dos supervisores de produção pode ser extremamente desafiador para muitos profissionais do meio industrial e corporativo. Por isso, estratégias e métodos de organização são mais do que essenciais: são parte primordial do trabalho, principalmente quando o projeto ou atividade envolve várias pessoas e setores de uma mesma empresa, com parceiros e terceiros.
Foi exatamente para solucionar problemas de produção e potencializar a produtividade que, entre o fim do século dezenove e começo do vinte, o engenheiro norte americano Henry Gantt criou o gráfico que conhecemos hoje como Gráfico de Gantt, baseado em um diagrama desenvolvido pelo polonês Karol Adamiecki.
O Gráfico de Gantt funciona como um cronograma visual da programação de produção de um determinado projeto, promovendo uma melhor visualização de informações, principalmente quanto aos prazos e atividades necessárias para conclusão de um projeto. O grande destaque do método está em sua montagem, pois na construção do gráfico é possível criar uma relação de precedência entre as tarefas necessárias para concluir o projeto, construindo assim uma ordem de atividades até que a produção seja finalizada.
Com esse cronograma gráfico de atividades é possível garantir maior efetividade e produtividade, otimizando o tempo de produção ao seguir à risca o planejamento estabelecido.
Outra ideia central do gráfico é desmembrar o projeto em várias tarefas, as quais são necessárias para sua produção. Fortalecendo assim o trabalho em equipe, pois todos os colaboradores entenderão sua participação no projeto e a ordem de entrada no planejamento. Assim como acompanham as datas estipuladas para entrega e finalização de cada atividade.
O Gráfico de Gantt também se destaca pela sua versatilidade de aplicação, podendo ser usado para organizar a produção de um fábrica, levando em consideração os procedimentos de produção, desde a matéria-prima, até as máquinas utilizadas no processo. Além disso, com o método é possível monitorar andamento de projeto, os passos de uma campanha de marketing, as atividades de cada membro de um departamento até a entrega de um projeto, etapas de produção de um produto específico e até organização de eventos.
Como montar o Gráfico de Gantt?
Para montar o Gráfico de Gantt é necessário selecionar primeiramente as atividades necessárias para a conclusão de um projeto, colocando-as em ordem de execução, das mais simples até mais de execução mais complexa. Através dessa lista de atividades ficará evidente a interdependências entre elas. Nessa etapa, deve-se englobar as tarefas do começo até a conclusão do projeto, como uma espécie de linha do tempo em andamento, colocando as atividades em sequência.
Para que a linha de produção fique bem explícita no gráfico é importante colocar todas elas esquematizadas por ordem de dependência, isto é a atividade seguinte só pode ser executada quando a anterior for feita. A partir disso, definem-se os prazos para cada uma das tarefas serem concluídas.
Posteriormente deve-se definir o tempo de duração de cada tarefa, estipulando o tempo no gráfico. Dessa forma é possível estipular o tempo médio de duração para o término de todo o projeto.
No gráfico também é possível indicar o responsável por cada atividade, atribuindo assim aquela etapa a um determinado funcionário, setor ou departamento. Auxiliando os colaboradores a visualizem suas responsabilidades no andamento do projeto.
Na produção do gráfico, através dos eixos vertical e horizontal, as informações devem ser preenchidas. Ao comparar os eixos, pode-se definir o tempo de duração para cada atividade. Lembrando que o tempo de duração varia conforme a sua definição: pode ser diário, semanal, mensal, quinzenal, de cinco em cinco dias e assim por diante.
Para evitar a poluição visual é necessário que se tenha muito cuidado e atenção no momento de preencher os itens do gráfico, além de utilizar um software especializados na feitura de gráficos.
É possível usar diversos tipos de ferramentas para criar um gráfico com precisão, como por exemplo algum software de planejamento de recursos industriais que tenha disponível a função de montagem de gráficos; ferramentas online podem ser utilizadas, como o site Team Gantt; o Excel e o Planilhas Google também podem ser utilizados para construção dos gráficos, assim como ferramentas de design como o Canva e semelhantes.
Quando finalizar a feitura do gráfico faça uma revisão de todas as informações para confirmar se tudo está como o planejado. Outro ponto importante é manter sempre o gráfico atualizado, com checagens diárias ou conforme as atividades forem sendo concluídas.
Benefícios e Gráfico de Gantt
Com o gráfico pronto fica mais fácil mostrar o progresso de projetos para outros membros da equipe, outros departamentos e parceiros, afinal o gráfico é exatamente uma maneira de transformar o cronograma de um projeto em algo visível e palpável, propondo uma visão geral, focando principalmente nos prazos e no andamento.
Outro ponto interessante sobre a funcionalidade do gráfico é que através dele é possível mensurar o progresso do projeto, cuidando de cada uma das etapas de produção e comprovando, visualmente, o desenvolvimento de estratégias e planejamentos.
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